Datenschutzerklärung ixalo Key App

Die BKS GmbH, Heidestr. 71, 42549 Velbert, nimmt den Schutz der persönlichen Daten ihrer Kunden und Interessenten sehr ernst und hält sich an die Regeln der Datenschutzgesetze. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft. Die nachfolgende Erklärung gibt einen Überblick darüber, wie die BKS GmbH diesen Schutz gewährleistet und welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben werden.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf den Nutzer persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Sinne der Datenschutzgesetze ist die BKS GmbH, Heidestr. 71, 42549 Velbert.

Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
Web: www.datenschutz-sued.de
E-Mail: datenschutz.de.gub@g-u.de

Wenn Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, geben Sie hierbei bitte auch die verantwortliche Stelle an.

Rechte des Nutzers

Der Nutzer hat gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der ihn betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Der Nutzer hat zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Beschwerde kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Falls der Nutzer eine Einwilligung zur Verarbeitung seiner Daten erteilt hat, kann er diese jederzeit widerrufen. Über den Widerruf können uns Nutzer unter folgenden Kontaktdaten informieren: datenschutz.de.gub@g-u.de

Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung berührt wird.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO stützen, können Nutzer einen Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrages mit den Nutzern erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir die personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Selbstverständlich können Nutzer der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über den Werbewiderspruch können Nutzer uns unter folgenden Kontaktdaten informieren: datenschutz.de.gub@g-u.de 

Datensicherheit

Die BKS GmbH trifft alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.

Logdaten

Es werden lediglich folgende Log Daten gespeichert:

• App ID
• Fehlerdatum
• Anwendungsversion
• Fehlermeldung
• Geräte Model
• Betriebssystemversion
• Betriebssystem
• Gerätetyp
• Hersteller
• Anlagenkennung
• Eindeutige Schlüsselid

Die Erhebung und Speicherung der App ID ist zur Installation dieser App und damit zur Erfüllung des Nutzungsvertrages bezüglich dieser App erforderlich. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Die Erhebung und Speicherung der Log-Daten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, nämlich unserem Interesse an der Analyse und Beseitigung von Programmfehlern (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Speicherdauer: Die Log-Daten werden innerhalb von 7 Tagen nach deren Erhebung automatisch gelöscht. Ihre App ID wird bei Deinstallation dieser App gelöscht.

Registrierung in KeyManager

Um diese App und die Funktion des digitalen Schlüssels nutzen zu können, müssen Sie sich unter Angabe personenbezogener Daten registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

• Name
• Bezeichnung des Geräts
• E-Mailadresse

Optional und freiwillig können weitere Daten im Rahmen der Registrierung eingegeben werden:

• Handynummer
• Nachrichtensprache
• Vorname
• Person

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Registrierung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der optionalen Angaben ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Im Rahmen des Double-Opt-In-Verfahrens erhalten Sie eine Registrierungseinladung via E-Mail. Sofern Sie den enthaltenen Link anklicken oder den enthaltenen QR-Code abscannen, kann mit dieser Bestätigung die Registrierung finalisiert werden. Bitte beachten Sie, dass die Registrierungseinladung nach 3 Tagen Ihre Gültigkeit verliert und danach eine neue Registrierungseinladung erstellt werden müsste.

Weitere Überprüfungen Ihrer eingegebenen Daten finden nicht statt. Bei den Feldern „Name“, „Vorname“ und „Bezeichnung“ können auch Pseudonyme verwendet werden.
Als Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung rückgängig zu machen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit durch den KeyManager Administrator abändern lassen bzw. die optionalen Angaben widerrufen (siehe 4. Rechte des Nutzers).

Schlüsseldetails

In Verbindung mit Ihrer eindeutigen Schlüsselid können Sie sehen zu welchen Räumen bzw. Türen Sie mit Ihrem verwendeten Gerät (Smartphone) Zutritt haben und wie lange Ihr digitaler Schlüssel ggf. noch gültig ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um Ihnen den Service bieten zu können, das Zutrittsmanagement verwalten und transportieren zu können.

Die Speicherung der Daten erfolgt so lange der digitale Schlüssel genutzt wird.

Weiterhin bitten wir Sie zu beachten, dass die Events/ Logdaten der Zutrittspunkte für 90 Tage gespeichert werden und nur in Ende zu Ende verschlüsselter Form vorliegen und weder von der App noch von uns gelesen werden können. Es werden lediglich die Daten vom Zutrittspunkt an den KeyManager übertragen. Im KeyManager kann auf die Informationen nur von berechtigen Personen mit ggf. weiteren Einschränkungen wie ein 4-Augen Prinzip zugegriffen werden. Die Verantwortung für den Umgang der Daten liegt bei dem jeweiligen Kunden.

Hilfe

Hier finden Sie die Kontaktinformationen zum zuständigen KeyManager Administrator, sofern diese entsprechenden Daten vom Kunden im KeyManager hinterlegt wurden. Folgende Daten können hier angegeben werden:

• Bezeichnung
• Telefon
• Handy
• E-Mailadresse
• Adresse

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser optionalen Angaben ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Eingabe dieser Daten ist freiwillig. Die hier hinterlegten Daten können jederzeit vom Kunden abgeändert, gelöscht oder widerrufen (siehe 4. Rechte des Nutzers) werden.

Profil

Unter den Profil Informationen können Sie die zu Ihrem Schlüssel im KeyManager hinterlegte Bezeichnung, den Namen und den Vornamen einsehen. In dem zusätzlich dargestellten QR-Code sind nur diese Informationen nochmals enthalten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um einem Sicherheitsdienst eine Überprüfung der angetroffenen Personen und dem tatsächlichen Besitzer des digitalen Schlüssels zu ermöglichen.

Indem die hier abgebildeten Daten aus dem KeyManager übertragen werden, hängt die Verarbeitung der Daten von der Speicherung im KeyManager ab. Eine Änderung oder Löschung der Daten im KeyManager wirkt sich unmittelbar auf diese Funktion aus.

Support

Über das Supportformular können Sie in unserem Supportportal eine neue Meldung erstellen. Mit dem klick auf „Ticket erstellen“ werden die auf dem Gerät gespeicherten Logdateien der letzten 7 Tage übertragen.

Die Logdateien enthalten:

• Eindeutige Schlüsselid
• Anlagenkennung
• Zeitpunkt der Schlüsselaktualisierung
• Zeitpunkt der Türöffnungen
• Fehlermeldung
• App ID
• Fehlerdatum
• Anwendungsversion
• Geräte Model
• Betriebssystemversion
• Betriebssystem
• Gerätetyp
• Hersteller

Zur Bearbeitung Ihres Tickets benötigen wir von Ihnen zunächst die als Pflichtfelder markierten Daten (E-Mailadresse, Zusammenfassung, Beschreibung). Diese Daten verwenden wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Sollten Sie uns darüberhinausgehende Angaben mitteilen, erfolgen diese Angaben freiwillig und sind für den Support nicht zwingend erforderlich. Ihre freiwilligen Angaben verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Die Daten, die Sie uns mit dem Ticket erteilen, löschen wir nach 60 Tagen. Unsere Erfahrung zeigt, dass nach dieser Zeit die regelmäßige Aufarbeitung und Beantwortung abgeschlossen ist und keine Rückfragen mehr aufkommen.

Zwecks der Problembehandlung und Supportverwaltung setzen wir das Produkt „Jira Service Management“ von Atlassian. Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000 (Australien) ein. Atlassian wurde von uns als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgesucht. Für Australien gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission und somit auch kein der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau. Wir haben mit Atlassian sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, mittels derer Atlassian zur Einhaltung europäischer Datenschutzstandards verpflichtet wird. Zusätzlich haben wir zu diesem Prozess eine Risikoeinschätzung durchgeführt. Bitte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten, wenn Sie hierzu nähere Informationen erhalten möchtest.

Die Datenschutzerklärung von Atlassian finden Sie hier: https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy

Weitere Informationen zum „Jira Service Management“ finden Sie hier: https://www.atlassian.com/de/software/jira/service-management

Weitere Information zum Transfer Impact Assessment seitens Atlassian finden Sie hier: https://www.atlassian.com/legal/data-transfer-impact-assessment

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

Speicherdauer

Sofern wir nicht im Einzelnen bereits über die Speicherdauer informiert haben, löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für die vorgenannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Weitere Informationen

Das Vertrauen der Nutzer ist der BKS GmbH sehr wichtig. Daher sind wir gern bereit, Rede und Antwort hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten zu stehen. Wenn Fragen bestehen, die diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Nutzer zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, können sie sich jederzeit an folgende E-Mailadresse wenden: datenschutz.de.gub@g-u.de.